請求書の電子化とは？促進された背景・保存要件やシステムの選び方を解説

請求書をペーパーレス化・電子化すると、発行側と受領側の双方にさまざまなメリットがもたらされます。

本章では、電子請求書を導入するメリットを立場別に紹介します。

発行側のメリット

請求書のペーパーレス化について、発行側の主なメリット5点を詳しく見ていきましょう。

請求書の発行業務を効率化できる

請求書をペーパーレス化・電子化すると、発行業務を以下のように効率化できます。

• 社内外を問わず請求書をスムーズにやり取りできる
• 請求書の印刷・封入・発送業務が不要になる

紙の請求書を発行した場合、最終承認までに複数の部署・担当者間をやり取りしなければいけません。記載内容にミスや漏れが発覚した場合は、書類を差戻し、修正をした後に再度申請を行う必要があり、多大な手間と時間を要します。

また、取引件数が多い企業では、印刷・封入・発送などの業務が立て込み、ほかの経理業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。

ペーパーレス化・電子化を進めることで、上記の問題を解消しやすくなります。入金消込や会計システムとの連携による自動処理が可能なツールを導入した場合、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。

コスト削減ができる

請求書をペーパーレス化・電子化した場合、印刷代や郵送代などのコストが発生しません。取引件数が多い企業ほど、大きなコスト削減効果が見込めるでしょう。

また、請求業務の効率化が、人件費の削減につながるケースもあります。電子請求書の場合、パソコンで作成した電子データをメールやクラウドシステム上で送れば完結するため、作成から送付までの時間短縮が可能です。

書類の保管スペースが不要になる

紙の請求書を扱う場合、法人は原則として請求書などの取引関係書類を一定期間保存する必要があります。

請求書をペーパーレス化・電子化した場合、物理的な保管スペースは必要ありません。取引件数が多い企業は特に、ペーパーレス化・電子化をすることで限られたオフィス空間を有効活用できるでしょう。

レンタル倉庫などの保管スペースを利用している場合、契約が不要になれば管理コストの削減にもつながります。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

請求書の保管期間については、以下の記事で解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

請求書の管理がしやすくなる

請求書の管理がしやすくなる点も、ペーパーレス化・電子化を進めるメリットの一つです。

請求書を紙で管理する場合、取引件数が多いほど請求書の枚数も増えて、処理に時間がかかります。紛失や汚損のリスクも否定できず、再発行の必要が生じた場合は取引先に迷惑をかける恐れがあるでしょう。

紙の請求書は、電子帳簿保存法上の「スキャナ保存」の要件に則って電子データ化することで、日付・取引先名・金額などから必要な請求書データを検索・閲覧できます。

事業年度や取引先ごとにフォルダ分けをしておくことで、さらなる業務効率化を図れるでしょう。

リモートワークの促進につながる

ペーパーレス化・電子化を推進することで、リモートワークがしやすい環境になります。電子請求書はパソコンと通信環境があれば発行できるケースが多く、社内規定で押印を義務付けていなければ、印刷や押印のために出社する必要は基本的にありません。

自宅はもちろんのこと、移動中や出張先などのあらゆる場面で業務を進められるのは、ペーパーレス化・電子化の特長です。社内でリモートワークが普及すれば、オフィスから離れた地域に住む人材を採用しやすくなるメリットも得られるでしょう。

受領側のメリット

続いて、請求書の受領側にもたらされる2つのメリットを紹介します。

すぐに受領できる

電子請求書の場合、取引先が発行した請求書を受領するまでにタイムラグが発生しません。郵送のときより日数をかけずに受け取れるのは、ペーパーレス化・電子化のメリットです。

受領後の処理も迅速に行えるため、経理業務の効率化が期待できるでしょう。

請求書の受領業務を効率化できる

電子請求書は、データ入力や保存・検索などを効率的に行える点もメリットです。紙の請求書のように、目視確認した請求額をシステムに入力したり、1枚ずつファイリングしたりする必要がないため、ミスの防止に役立ちます。

請求内容を自動で読み取る機能や、振込データを自動作成する機能が搭載されたシステムを導入した場合、さらなる効率化を図れるでしょう。